برنامه ریزي
به عنوان یکی از مهمترین و با اولویت ترین ارکان مدیریت برنامه ریزی صحیح بایستی در اولویت باشد . که زمان حال سازمان را به آینده آن پیوند می دهد. برنامه ریزی فرایندي است مستمر از تصمیمات سیستماتیک با بهره گیري از اطلاعات در مورد آینده، تلاشهاي لازم براي انجام آن تصمیمات و مقایسه نتایج به دست آمده با انتظارات از طریق فرایند بارخورد.
استونر: برنامه ریزي صحیح یعنی تعیین هدفهاي درست و سپس انتخاب مسیر، راه، وسیله یا روش درست و مناسب براي تامین این هدفها راسل آکوف: برنامه ریزي را نوعی تصمیم آینده نگرانه می داند و آن را فرایند تصمیم گیري قبل از عمل قلمداد می کند.
گوداشتاین و همکاران: فرایند تعیین اهداف و انتخاب مناسبترین وسیله رسیدن به آن هدفها پیش از هر گونه اقدام است.
سیریل هودسن: برنامه ریزي عبارتست از ارائه طریقی براي عملیات آینده که متضمن نتایج معین و با هزینه مشخص و در دوره زمانی معلوم است.
برنامه ریزي خود وسیله است نه هدف
هدف و منظور اصلی از اصول برنامه ریزي صحیح، تهیه و تدوین برنامه نیست، بلکه هدف و مقصود اصلی دستیابی به نتایج منطقی است. هدف اصلی تقلیل میزان قبول خطر، نسبت به اتفاقات احتمالی و اتخاذ تدابیري هماهنگ براي دستیابی به موفقیت هاي سازمانی است.
- برنامه ریزي ماهیتاً با پیش بینی همراه است اصولاً قبل از این که عملی انجام شود بایستی نوع کار و چگونگی انجام آن را معلوم کرد .
- یک نظام تصمیم گیري است .
- بر نتایج مطلوبی تاکید دارد که در آینده بدست می آید .
اهداف برنامه ریزي :
- تعیین مسیر
- تغییر محیط
- کاهش تاثیرتغییرات
- تدوین استاندارهایی براي تسهیل کنترل
- کاهش ضایعات و اضافات
- افزایش کارایی و اثر بخشی
ویژگیهاي یک برنامه ریزی صحیح:
- هدف یک برنامه ریزی صحیح باید روشن ، مشخص و قابل فهم باشد .
- یک برنامه ریزی صحیح باید ساده و جامع باشد.
- برنامه باید کاملاً متعادل و در عین حال قابل انعطاف باشد .
- هر برنامه باید داراي محدودیت زمانی باشد.
- برنامه باید با همکاري کارکنان تهیه شود .
- وحدت برنامه ریزي از جانب مدیران مختلف مورد تاکید قرار گیرد.
ده اصول برنامه ريزي:
- تعيين هدف: هدف ها دو قسمند: گاهي كلي اند (مثل رضاي خدا، خدمت به مردم، بالا رفتن سطح آگاهي و امثال آن) و گاهي جزئي اند (مثل تخصص در يك رشته خاص، مطالعه يك كتاب، نوشتن مقاله يا امثال آن. لازم است هر دو هدف را مشخص كنيد؛ يعني همان طور كه يك هدف كلي در نظر داريد، اهداف جزئي را هم دقيقا مشخص كنيد و هر دو را محور فعاليت هايتان قرار دهيد.
- تشخيص نيازها و كاستي ها:بايد خواست ها و احتياجات اساسى خود را در زمينه اي كه قصد داريد براي آن برنامه ريزي كنيد شناسايي كنيد. (به عنوان مثال: در يك مقطع مشخص، چه درسى را بايد مطالعه كرد.)
- تعيين زمان لازم:فرصت ها و اوقاتى كه بايد صرف تحقق اهداف برنامه شود را بايد مشخص كرد تا در نهايت معلوم شود چقدر زمان در هر روز يا هفته به آن موضوع اختصاص خواهد يافت. (به عنوان مثال اگر قرار باشد يك كتاب 300 صفحه اي در طول يك ماه خوانده شود لازم است حداقل روزي 11 صفحه از كتاب مطالعه شود و اين نياز به حداقل يك ساعت وقت دارد.)
- داشتن اهداف كوتاه مدت و بلند مدت:يكي از نكات مهم در امر برنامه ريزي داشتن اهداف كوتاه مدت و بلند مدت مي باشد؛ چرا كه اگر تمام اهداف بلند مدت باشند احتمال اينكه شما با گذر زمان دچار خستگي و نا اميدي گرديد زياد است، اما اگر اهداف كوتاه مدت و ميان مدت نيز در نظرتان باشد بعد از مدت كوتاهي با رسيدن به اهداف كوتاه مدت بسيار تقويت گرديده و آن را پاداشي براي زحمات تان در نظر گرفته و با قوت و قدرت بيشتري برنامه هايتان را دنبال خواهيد كرد.
- طبقه بندي اهداف بر اساس اولويت: كارهايي را كه مي خواهيد انجام دهيد، برحسب اولويت ها و ميزان اضطرار و اهميت آن، طبقه بندي كنيد. بهترين زمان ها و اوقات را براي مهم ترين كارها قرار دهيد. در اين صورت اگر وقت كم داشته باشيد و يا به هر دليل نتوانيد به همه اهداف و كارهايتان برسيد، مطمئن هستيد كه اهداف و برنامه هاي اصلي را انجام خواهيد داد.
- داشتن تنوع در برنامه:بر اساس روايات هر مسلماني بايد در زندگي خود طبق يك برنامه منظم به هر سه بخش دين (عبادات و كسب علم و معرفت ديني و …)، وظايف و مسوليت ها (مانند درس خواندن دانشجويان) و استراحت ها و خوشي ها (مانند ديدارها، دوستي ها و …) بپردازد. اين تنوع در برنامه مانع خستگي و دلزدگي مي گردد و كارهاي دنيايي و اخروي را همزمان به پيش مي برد.
- تناسب با توانمندي:برنامه بايد در حد توان باشد و از حد تعادل خارج نشود. اگر شما در برنامه روزانه 18 ساعت كار و تلاش داشته باشيد با شكست مواجه خواهيد شد.
- انعطاف پذيري:روحيه انعطاف پذيري را در خود تقويت كنيد يعني در عين حال كه بايد فردي منظم و دقيق باشيد و كارهاي خود ر ا بر اساس برنامه انجام دهيد همواره به اين نكته توجه كنيد كه همه شرايط و زواياي كار در ميدان ديد و شناخت ما نيست. چه بسا اموري در تحقق يا عدم تحقق قسمتي از برنامه ریزی صحیح است، ولي از ديد ما مخفي است يا كنترل و تغيير آن در دست ما نيست و به وسيله محيط به ما تحميل يا از ما دريغ مي شود. در نتيجه هميشه آمادگي براي هرگونه تغيير و تاخير در برنامه را داشته باشيد و از اين موضوع نگران و نا اميد نشويد. شما نبايد برنامه را طوري تنظيم كنيد كه جاي هيچ گونه تغييري در آن نباشد و يا اين كه زمان ها را به گونه اي تنظيم كنيد كه حتي يك حادثه ي غير مترقبه كوچك، مثل برخورد با يك دوست قديمي و چند دقيقه احوالپرسي با او شما را از برنامه عقب بياندازد، بلكه براي هر كاري احتمال حذف شدن و يا جابجايي و يا كم و زياد شدن زمان انجام را پيش بيني كنيد.
- عدم ايده آل نگري: ايده آل نگر و مطلق گرا نباشيد، يعني نخواسته باشيد تمام خواسته ها و آرزوهايتان فوري و به شكل كامل و تمام برآورده شود هر چند در راه به دست آوردن آن تلاش مي كنيد. در نظر نگرفتن واقعيات برنامه را با شكست مواجه مي كند.
- بازخورد گرفتن و بررسي برنامه:پس از اجرا به ارزيابى فعاليت هاى انجام شده بپردازيد تا ميزان دسترسى به اهداف مشخص شود و ميزان عدم موفقيت در رسيدن به برنامه را نيز معلوم نماييد. اين مرحله كه تحت عنوان بازخورد (Feedback) ناميده مى شود، فرصتى به شما مى بخشد تا بتوانيد عوامل ناكامى احتمالى را نيز بشناسيد و از بروز مجدد آن در برنامه مورد نظر پيشگيرى نماييد.
روش تنظيم برنامه:
به منظور داشتن يك برنامه ریزی صحیح، لازم است برنامه خود را مكتوب كنيد و يك نسخه از آن را هميشه همراه خود داشته باشيد. براي نوشتن برنامه مي توانيد جدولى تهيه نماييد و ساعات شبانه روز را در ستون افقي و ايام هفته را در ستون عمودي يادداشت كرده و براى هر ساعتى در هر روز از ايام هفته كار و برنامه مناسب را در آن يادداشت نماييد.
- ساعاتي را كه در طول روز بايد به مطالعه اختصاص دهيد مشخص كنيد و حتي اگر مي توانيد مشخص كنيد كه در هر ساعت چه كتابي را مطالعه مي كنيد.
- چه ساعتى از خواب بيدار شويد؟ شبها چه ساعتي بخوابيد؟ همچنين اگر اهل خواب روزانه هستيد ساعت آن را در برنامه معلوم كنيد.
- زمان خاصي را در هر روز براي ورزش قرار دهيد. اگر تفريح خاصي داريد كه خستگي را از شما مي گيرد و روحيه شما را شاد مي كند مي توانيد زماني را براي آن در نظر بگيريد.
- زمان رسيدگي به امور زندگي شخصي و خانوادگي مانند خريد، مهماني، مسافرت و … را نيز در برنامه مشخص كنيد.
به هر حال نبايد اگر يك برنامه درسي تنظيم مي كنيد به اين صورت عمل كنيد كه تمام وقت ها را به مطالعه اختصاص دهيد و از كارهاي ديگر باز بمانيد.
آسیب شناسي برنامه ريزي:
آگاهي از خطرات احتمالي كه برنامه را تهديد مي كند سبب مي گردد كه شما به راحتي با آنها مقابله كنيد و يا حتي از بروز آنها جلوگيري كنيد؛ بنابراين دانستن آنها نه تنها مفيد بلكه ضروري است.
در ادامه به چند نمونه از آفاتي كه ممكن است تأثير برنامه ريزى صحیح را كم كند و برنامه را با شكست مواجه كند اشاره مي كنيم:
فقدان تلاش و پشتكار: گاهي اوقات انسان به صرف داشتن برنامه، توقع موفقيت و دستيابي به اهداف را دارد در حالي كه داشتن برنامه ریزی صحیح، گام اول براي موفقيت مي باشد و رسيدن به اهداف مورد نظر در برنامه نياز به تلاش و پشتكار دارد و هر عاملي كه مانع اين تلاش باشد در واقع عاملي براي شكست مي باشد.
نا اميدي: شايد در ابتداى فعاليت به همه موارد مورد نظر دست نيافته و دلسرد شويد. در اين حالت بهترين راه بررسي دوباره برنامه و ميزان تلاشتان، براي پيدا كردن مشكل و راه حل آن است.
عدم سازگاري با برنامه: منظور از اولويت بندي در اصول برنامه ريزي اين است كه انسان بخاطر محدود بودن منابع و كمي وقت نمي تواند به تمام آنچه كه مي خواهد برسد. بي ترديد عمل به برنامه، مستلزم چشم پوشى از برخى فرصت هاى فراغت، سرگرمى ها و تفريحات خارج از برنامه مى باشد، در اين صورت بايد خود را سازگار با برنامه نماييد تا بتوانيد به نتيجه مطلوبى دست يابيد.
كند پيش رفتن برنامه: ممكن است در ابتدا، برنامه ريزى با كندى مواجه شود ولى در جريان عمل به برنامه به آن عادت مى كنيد و به مرور زمان جزء شخصيتتان مى شود.
نداشتن نگاه واقع بينانه: نداشتن نگاه واقع بينانه به توانمندي ها و محدوديت ها و به كاستى ها و ضعف هاى موجود در فرد سبب مي شود كه برنامه ریزی به گونه اي غير واقعي طراحي گردد .
چنين برنامه اي در عمل با شكست مواجه خواهد شد. به عنوان مثال اگر فردي توانايي روزي ده ساعت مطالعه را ندارد و بدون در نظر گرفتن اين موضوع برنامه اي طراحي كرده است به احتمال زياد شكست خواهد خورد.
نكته پاياني:
اگر پس از برنامه ريزي صحیح در اجراي برنامه ها به طور كامل موفق نشديد، نا اميد نشويد و مطمئن باشيد كه به لطف الهي، و بازنگري و آسيب شناسي برنامه، به زودي موفق خواهيد شد.
