مدیریت کسب و کار

برنامه ریزی صحیح

 برنامه ریزي

به عنوان یکی از مهمترین ارکان مدیریت برنامه ریزی صحیح بایستی در اولویت باشد تا زمان حال سازمان را به آینده آن پیوند دهد.  برنامه ریزی فرایندي است مستمر از تصمیمات سیستماتیک با بهره گیري از اطلاعات در مورد آینده، تلاشهاي لازم براي انجام آن تصمیمات و مقایسه نتایج به دست آمده با انتظارات از طریق فرایند بارخورد.

برنامه ریزي خود وسیله است نه هدف

هدف و منظور اصلی از اصول برنامه ریزي صحیح، تهیه و تدوین برنامه نیست، بلکه هدف و مقصود اصلی دستیابی به نتایج منطقی است. هدف اصلی تقلیل میزان قبول خطر، نسبت به اتفاقات احتمالی و اتخاذ تدابیري هماهنگ براي دستیابی به موفقیت هاي سازمانی است.

  1. برنامه ریزي ماهیتاً با پیش بینی همراه است اصولاً قبل از این که عملی انجام شود بایستی نوع کار و چگونگی انجام آن را معلوم کرد .
  2. یک نظام تصمیم گیري است .
  3.  بر نتایج مطلوبی تاکید دارد که در آینده بدست می آید .

برنامه ریزی وسیله ای است برای نظم دهی به برنامه ها

اهداف برنامه ریزي :

  • تعیین مسیر
  • تغییر محیط
  • کاهش تاثیرتغییرات
  • تدوین استاندارهایی براي تسهیل کنترل
  • کاهش ضایعات و اضافات
  • افزایش کارایی و اثر بخشی

 

ویژگیهاي یک برنامه ریزی صحیح:

  • هدف یک برنامه ریزی صحیح باید روشن ، مشخص و قابل فهم باشد .
  • یک برنامه ریزی صحیح  باید ساده و جامع باشد.
  • برنامه باید کاملاً متعادل و در عین حال قابل انعطاف باشد .
  • هر برنامه باید داراي محدودیت زمانی باشد.
  • برنامه باید با همکاري کارکنان تهیه شود .
  • وحدت برنامه ریزي از جانب مدیران مختلف مورد تاکید قرار گیرد.

ده اصول برنامه ريزي:

1.تعيين هدف

هدف ها دو قسمند:  گاهي كلي اند (مثل رضاي خدا، خدمت به مردم، بالا رفتن سطح آگاهي و امثال آن) و گاهي جزئي اند (مثل تخصص در يك رشته خاص، مطالعه يك كتاب، نوشتن مقاله يا امثال آن. لازم است هر دو هدف را مشخص كنيد؛ يعني همان طور كه يك هدف كلي در نظر داريد، اهداف جزئي را هم دقيقا مشخص كنيد و هر دو را محور فعاليت هايتان قرار دهيد.

2.تشخيص نيازها و كاستي ها:

بايد خواست ها و احتياجات اساسى خود را در زمينه اي كه قصد داريد براي آن برنامه ريزي كنيد شناسايي كنيد. (به عنوان مثال: در يك مقطع مشخص، چه درسى را بايد مطالعه كرد.)

3.تعيين زمان لازم:

فرصت ها و اوقاتى كه بايد صرف تحقق اهداف برنامه شود را بايد مشخص كرد تا در نهايت معلوم شود چقدر زمان در هر روز يا هفته به آن موضوع اختصاص خواهد يافت. (به عنوان مثال اگر قرار باشد يك كتاب 300 صفحه اي در طول يك ماه خوانده شود لازم است حداقل روزي 11 صفحه از كتاب مطالعه شود و اين نياز به حداقل يك ساعت وقت دارد.)

4.داشتن اهداف كوتاه مدت و بلند مدت:

يكي از نكات مهم در امر برنامه ريزي داشتن اهداف كوتاه مدت و بلند مدت مي باشد؛ چرا كه اگر تمام اهداف بلند مدت باشند احتمال اينكه شما با گذر زمان دچار خستگي و نا اميدي گرديد زياد است، اما اگر اهداف كوتاه مدت و ميان مدت نيز در نظرتان باشد بعد از مدت كوتاهي با رسيدن به اهداف كوتاه مدت بسيار تقويت گرديده و آن را پاداشي براي زحمات تان در نظر گرفته و با قوت و قدرت بيشتري برنامه هايتان را دنبال خواهيد كرد.

5.طبقه بندي اهداف بر اساس اولويت

كارهايي را كه مي خواهيد انجام دهيد، برحسب اولويت ها و ميزان اضطرار و اهميت آن، طبقه بندي كنيد. بهترين زمان ها و اوقات را براي مهم ترين كارها قرار دهيد. در اين صورت اگر وقت كم داشته باشيد و يا به هر دليل نتوانيد به همه اهداف و كارهايتان برسيد، مطمئن هستيد كه اهداف و برنامه هاي اصلي را انجام خواهيد داد.

6.داشتن تنوع در برنامه:

بر اساس روايات هر مسلماني بايد در زندگي خود طبق يك برنامه منظم به هر سه بخش دين (عبادات و كسب علم و معرفت ديني و …)، وظايف و مسوليت ها (مانند درس خواندن دانشجويان) و استراحت ها و خوشي ها (مانند ديدارها، دوستي ها و …) بپردازد. اين تنوع در برنامه مانع خستگي و دلزدگي مي گردد و كارهاي دنيايي و اخروي را همزمان به پيش مي برد.

7.تناسب با توانمندي:

برنامه بايد در حد توان باشد و از حد تعادل خارج نشود. اگر شما در برنامه روزانه 18 ساعت كار و تلاش داشته باشيد با شكست مواجه خواهيد شد.

8.انعطاف پذيري:

روحيه انعطاف پذيري را در خود تقويت كنيد يعني در عين حال كه بايد فردي منظم و دقيق باشيد و كارهاي خود ر ا بر اساس برنامه انجام دهيد همواره به اين نكته توجه كنيد كه همه شرايط و زواياي كار در ميدان ديد و شناخت ما نيست. چه بسا اموري در تحقق يا عدم تحقق قسمتي از برنامه ریزی صحیح است، ولي از ديد ما مخفي است يا كنترل و تغيير آن در دست ما نيست و به وسيله محيط به ما تحميل يا از ما دريغ مي شود. در نتيجه هميشه آمادگي براي هرگونه تغيير و تاخير در برنامه را داشته باشيد و از اين موضوع نگران و نا اميد نشويد.

9.عدم ايده آل نگري:

 ايده آل نگر و مطلق گرا نباشيد، يعني نخواهید تمام خواسته ها و آرزوهايتان فوري و به شكل كامل و تمام برآورده شود هر چند در راه به دست آوردن آن تلاش مي كنيد. در نظر نگرفتن واقعيات برنامه را با شكست مواجه مي كند.

10.بازخورد گرفتن و بررسي برنامه:

پس از اجرا به ارزيابى فعاليت هاى انجام شده بپردازيد تا ميزان دسترسى به اهداف مشخص شود و ميزان عدم موفقيت در رسيدن به برنامه را نيز معلوم نماييد. اين مرحله كه تحت عنوان بازخورد (Feedback) ناميده مى شود، فرصتى به شما مى بخشد تا بتوانيد عوامل ناكامى احتمالى را نيز بشناسيد و از بروز مجدد آن در برنامه مورد نظر پيشگيرى نماييد.

 

روش تنظيم برنامه:

به منظور داشتن يك برنامه ریزی صحیح، لازم است برنامه خود را مكتوب كنيد و يك نسخه از آن را هميشه همراه خود داشته باشيد. براي نوشتن برنامه مي توانيد جدولى تهيه نماييد و ساعات شبانه روز را در ستون افقي و ايام هفته را در ستون عمودي يادداشت كرده و براى هر ساعتى در هر روز از ايام هفته كار و برنامه مناسب را در آن يادداشت نماييد.

برای تهییه یک برنامه ریزی صحیح باید یادداشت برداری کرد از اهداف

 

بروزرسانی: 22/آبان/1402

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *