جدول زمانی چیست؟
پروسه ی جدول زمانی پردازش حقوق و دستمزد، صورتحساب مشتری و مدیریت پروژه را آسان‌تر می‌کنند و در عین حال باعث صرفه‌جویی در زمان و کاهش هزینه‌ها می‌شوند. جدول زمانی چیست؟سندی است که نشان می دهد کارکنان شما چند ساعت کار کرده اند ، چه در محل یا از راه دور. شما از جدول های زمانی برای محاسبه میزان پرداختی به کارکنان ساعتی خود در هنگام اجرای لیست حقوق و دستمزد برای یک دوره پرداخت خاص استفاده می کنید.
یک جدول زمانی همچنین می‌تواند تعداد ساعاتی را که برخی یا همه کارکنان شما روی یک پروژه خاص صرف کرده‌اند را نشان دهد. اگر به‌جای هزینه ثابت، ساعتی از مشتری خود شارژ می‌کنید، می‌توانید با دقت بیشتری تعیین کنید که چقدر باید صورتحساب به او بدهید و اسناد پشتیبان کافی داشته باشید.
جدول های زمانی نیز برای تعیین مدت زمان انجام برخی فرآیندها مفید هستند. اگر در یک جدول زمانی مشاهده کردید که یک کار مربوط به یک پروژه خاص زمان نامتناسبی را صرف کرده است، می توانید تعیین کنید که چگونه در آینده سریعتر این کار را انجام دهید.
مزایای جدول زمانی چیست؟
سایر مزایای جدول زمانی عبارتند از:
-
پردازش حقوق و دستمزد آسان تر
هرچه تعداد کارمندان بیشتری داشته باشید، به خاطر سپردن چند ساعت کار هر یک در هفته سخت‌تر می‌شود. و اگر به یک کارمند برای مدت کمتری از زمانی که واقعاً کار کرده است حقوق بدهید، ممکن است به نظر برسید که دستمزد را می دزدید. از آنجایی که برگه‌های زمانی تعداد کل ساعات کار کارکنان را به راحتی در دسترس قرار می‌دهند، بسیاری از چالش‌های پردازش حقوق و دستمزد را حذف می‌کنند.
-
رویه های داخلی شفاف
با استفاده از جدول زمانی همه کارکنان خود، می توانید نگرانی مشترک کارکنان را برطرف کنید که برخی از اعضای تیم کمتر کار می کنند و حقوق بیشتری دریافت می کنند. با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب ، تیم شما می داند که همه از قوانین یکسانی پیروی می کنند و ساعت ها نظارت می شود.جدول زمانی چیست؟
-
صورتحساب مشتری شفاف
اگر به صورت ساعتی به مشتریان خود صورتحساب می دهید، همیشه این احتمال وجود دارد که یکی از مشتریان شما کل مبلغی را که شارژ کرده اید زیر سوال ببرد. با دستی جدول زمانی خود، می توانید ثابت کنید که در واقع مدت زمانی را که برای مشتری صورتحساب می دهید کار کرده اید. پس از آن پرداخت باید (امیدوارم) درست در گوشه و کنار باشد.
-
مدیریت پروژه بهتر
جدول زمانی به شما کمک می کند تا پروژه ها را در دو حوزه کلیدی بهتر پیگیری و مدیریت کنید . یکی، جدول زمانی مشخص می‌کند که کارهای خاص چقدر زمان نیاز دارند، و می‌توانید این زمان را در پروژه‌های آینده لحاظ کنید. دوم، جدول زمانی نشان می دهد که کدام کارمندان کمترین زمان را برای انجام کار با کیفیت بالا صرف می کنند. در نتیجه، می‌دانید چه کارمندانی را باید برای پروژه‌های با اولویت خود تعیین کنید.
-
کارایی محل کار
با شناسایی پربازده ترین کارمندان خود، می توانید سرعت و کارایی عملیات خود را بهبود بخشید. شما همچنین می توانید در پول خود صرفه جویی کنید، زیرا کارمندانی که سریعتر کار می کنند می توانند پروژه های بیشتری را انجام دهند.
جدول زمانی برای شما، کارمندان و مشتریانتان مفید است. آنها دقت حقوق و دستمزد شما را بهبود می بخشند. آنها یک سیستم شفاف و عادلانه را برای کارکنان در ردیابی تعداد ساعات کار اجرا می کنند. و داده هایی را ارائه می دهند که به شما کمک می کند صورتحساب مشتری و مدیریت پروژه را آسان تر و دقیق تر مدیریت کنید.
جدول های زمانی چگونه کار می کنند
جدول زمانی نسبتاً ساده است، اما یادگیری نحوه کار آنها قبل از اجرای آنها هرگز ضرری ندارد. در اینجا اصول اولیه وجود دارد:
-
بین جدول های زمانی دیجیتال و کاغذی انتخاب کنید.
بسته به نحوه پرداخت حقوق به کارکنان و زیرساخت های شرکت شما، جدول زمانی دیجیتال یا کاغذی ممکن است برای نیازهای شما مناسب تر باشد. انتخاب یک جدول زمانی دیجیتال، ادغام داده‌های حضور و غیاب شما با نرم‌افزار پردازش حقوق و دستمزد را ساده‌تر می‌کند، بنابراین احتمالاً برای صاحبان مشاغلی مانند خودتان آسان‌تر است. آنها همچنین ذخیره سازی داده ها را بسیار آسان تر می کنند و احتمال از دست دادن داده ها یا خطای انسانی را کاهش می دهند.
-
تصمیم بگیرید که کارمندان هر چند وقت یکبار باید جدول های زمانی خود را ثبت کنند.
همانطور که چندین نوع فرکانس حقوق و دستمزد وجود دارد ، همچنین فرکانس های متعددی برای پر کردن و ارسال جدول زمانی وجود دارد. این شامل:
- جدول زمانی روزانه ، که در آن کارکنان شما زمان خود را در شروع و پایان هر روز کاری ثبت می کنند
- جدول زمانی هفتگی ، که در آن کارفرمایان تمام ساعات کاری خود را در هفته ثبت می کنند
- جدول های زمانی دوهفته ای ، که در آن تاریخ معینی را در طی یک دوره دو هفته ای تعیین می کنید که کارکنان تمام ساعات کار خود را ارسال می کنند.
- جدول های زمانی دوماهه ، که در آن شما دو تاریخ در ماه را تعیین می کنید که در طی آن کارکنان تعداد کل ساعات کار خود را ارسال می کنند.
- جدول زمانی ماهانه ، که در آن کارکنان شما تعداد کل ساعات کار را در پایان ماه ارسال می کنند
مهم نیست که کدام فرکانس را انتخاب می کنید، کارمندان شما همچنان باید برای تمام شیفت های خود ساعت وارد و خارج شوند. این مزایا دوگانه را به همراه دارد: زمانی که زمان اجرای لیست حقوق و دستمزد فرا می رسد، نمی توانید تعداد ساعات کار یک کارمند را تخمین بزنید. و می تواند مسئولیت پذیری کارمندان را تضمین کند، زیرا اگر کارمندان مجبور باشند تعداد ساعات کار در هر روز کاری را ثبت کنند، دزدی زمان برای آنها بسیار سخت تر است.
-
از کارمندان خود بخواهید ساعت داخل و خارج شوند.
در شروع شیفت یک کارمند، کارمندان شما باید ساعت کاری روز را انجام دهند. سپس، پس از اتمام کار، ساعت کار را انجام می دهند. کارمندان شما همچنین باید در شروع و پایان تعطیلات خود ساعت ورود و خروج را داشته باشند و روزهای تعطیل خود را مشخص کنند تا بیش از حد به آنها پرداخت نکنید.
کارکنان تنها مسئولیت ورود و خروج ساعت را بر عهده دارند – لازم نیست این کار را برای آنها انجام دهید. به این ترتیب، کارمندان شما مسئول گزارش دقیق ساعات کاری خود و پاسخ به سوالات شما در مورد جدول های زمانی نادرست بالقوه هستند.
-
در صورت امکان، از کارکنان خود بخواهید زمان خود را بر اساس پروژه دسته بندی کنند.
اگرچه جدول های زمانی معمولاً با کارگران ساعتی مرتبط است، ممکن است کارمندان تمام وقت نیز نیاز به استفاده از آنها داشته باشند. در واقع، اگر ساعتی از مشتریان صورتحساب می‌گیرید، برگه‌های زمانی مخصوصاً برای افرادی که تمام وقت هستند، مهم هستند. در این مورد، کارکنان تمام وقت شما باید نه تنها زمان کار، بلکه روی چه پروژه‌هایی و برای چه مشتریانی کار کرده‌اند، نشان دهند. با استفاده از این اطلاعات، می توانید به طور دقیق صورتحساب مشتریان خود را انجام دهید و به سوالات صورت حساب مشتریان پاسخ دهید.
-
جدول زمانی کارمندان خود را به صورت هفتگی تأیید کنید.
شما باید جدول های زمانی کارمندان خود را پس از آخرین شیفت کاری در طول یک هفته کاری یا در پایان هر روز کاری جمع آوری کنید. سپس باید این جدول زمانی را برای حقوق و دستمزد تأیید کنید. اگر در مورد جدول زمانی یک کارمند سوالی دارید، می توانید در مورد ساعات مورد نظر از کارمند بپرسید.
قالب های جدول زمانی چیست؟
هنگام پیاده‌سازی جدول زمانی برای کسب و کارتان، اگر از یک الگو شروع کنید، احتمالاً بهترین نتایج را خواهید گرفت. در زیر دو قالب مایکروسافت آورده شده است:
- جدول زمانی
- جدول زمانی مشتری و پروژه هفتگی
الگوی اول یک جدول زمانی اولیه است که زمان شروع کار، زمان پایان و استراحت ناهار را برای هر تاریخ کار نشان می دهد. همچنین مجموع ساعات کار را در کنار یادآوری از تعداد ساعات کار در هفته کاری شرکت شما به ساعات عادی و اضافه کاری تقسیم می‌کنید. نام شما و نام کارمند در بالا ظاهر می شود.
الگوی دوم برای صاحبان مشاغلی مناسب است که هر ساعت از مشتریان صورتحساب می گیرند. علاوه بر نام، آدرس و فیلدهای امضای شرکت شما، این جدول زمانی هفتگی کد مشتری، کد پروژه و ساعات کار قابل پرداخت را فهرست می‌کند. اگر کارمندان شما هر روز روی چندین پروژه قابل پرداخت کار می کنند، می توانند ردیف های بیشتری اضافه کنند. همچنین می‌توانید با برنامه‌های نرم‌افزار حضور و غیاب فراوان، برگه‌های زمانی قابل تنظیم بسازید. جدول زمانی چیست؟
