عملیات تجاری

مزایای محک زدن در عملیات تجاری

محک زدن عملیات تجاری شما با معیارهای تعریف شده می تواند به ردیابی پیشرفت و رسیدن سریعتر به اهداف کمک کند. در اینجا مزایای بنچمارک آورده شده است.

• کسب‌وکارها می‌توانند از معیارسنجی در عملیات خود برای سنجش خود با استانداردهای داخلی یا خارجی استفاده کنند.
• معیار را می توان برای اندازه گیری پیشرفت داخلی، عملکرد در برابر رقبا و نحوه رتبه بندی فرآیندهای شما در برابر سازمان های در سطح جهانی استفاده کرد.
• فرآیند محک گذاری شامل شناسایی معیارهای کلیدی، ارزیابی جایی که در حال حاضر هستید، تعیین جایی که می خواهید باشید و ایجاد یک برنامه اقدام برای دستیابی و اندازه گیری اهدافتان است.

در هر صنعتی، استانداردهای خاصی وجود دارد که کارکنان و مصرف کنندگان از هر شرکتی انتظار دارند که ارزش آن را داشته باشد. چگونه متوجه می شوید که کسب و کار شما با این استانداردها مطابقت دارد؟ پاسخ معیار است.

در حالی که هر کسب‌وکاری منحصر به فرد است و هیچ دو شرکتی دقیقاً مسیر یکسانی را برای موفقیت دنبال نمی‌کنند، معیارسنجی نقطه شروع محکمی برای اندازه‌گیری عملیاتتان به شما می‌دهد. با تجزیه و تحلیل رقبای خود و مقایسه فرآیندها و پیشنهادات خود با آنها، بهتر می توانید با روندهای صنعت همگام شوید و خواسته های بازار مدرن را برآورده کنید.

بنچمارک چیست؟

معیار در کسب و کار به معنای سنجش کیفیت، عملکرد و رشد شرکت شما با تجزیه و تحلیل فرآیندها و رویه های دیگران است. اگر فکر می‌کنید چیزی وجود دارد که می‌تواند در سازمان شما بهبود یابد، می‌توانید ببینید که چگونه کسب‌وکارتان در برابر «استاندارد» قرار می‌گیرد و مسیری را برای بهبود برنامه‌ریزی کنید، خواه این به معنای کاهش هزینه‌ها، افزایش کارایی و بهره‌وری یا افزایش درآمد باشد.

هدف نهایی بنچمارک، بهبود مستمر است، چیزی که همه کسب و کارها باید به دنبال آن باشند. مقایسه کسب‌وکارتان با دیگران می‌تواند به شما کمک کند تا ایده‌هایی ایجاد کنید که بتوانید آنها را برای پیشرفت در پیش بگیرید.

انواع معیارهای کسب و کار

یک کسب‌وکار می‌تواند از معیار برای اندازه‌گیری حوزه‌های متعددی از فعالیت‌های خود در برابر استانداردهای داخلی و خارجی استفاده کند. سه نوع اصلی معیار وجود دارد :

معیارهای داخلی

معیارهای داخلی همه چیز در مورد بهبود کسب و کار شما با مقایسه آن با داده های تاریخی است. چه در حال مقایسه دپارتمان‌های سازمانی یا شعب مختلف باشید، می‌توانید از معیارهای داخلی برای کشف بهترین و کارآمدترین شیوه‌ها و به اشتراک گذاشتن آنها در سراسر شرکت استفاده کنید.

معیارهای داخلی می تواند به حذف اتلاف وقت و پول در یک تجارت کمک کند. معیارهای داخلی که کسب و کارها باید روی آنها تمرکز کنند ممکن است شامل مواردی مانند عملکرد و اثربخشی کارکنان و همچنین نحوه استفاده کارکنان از ابزارهای ارائه شده توسط کسب و کار باشد.

نظارت بر معیارهای داخلی یکی از مؤثرترین راه‌ها برای ایجاد تیم‌های انعطاف‌پذیر است. «داده‌های معیار به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا مؤثرترین راه‌ها برای استفاده از استعداد کارکنان، نحوه سازماندهی وظایف را برای آسان کردن کار برای کارکنان و مدیریت، و اینکه چه بخشی از فرآیندهای سازمانی باید کنار گذاشته شوند را شناسایی کنند.

معیار رقابتی

همانطور که از نام آن پیداست، معیارهای رقابتی در مورد تعیین اهداف مشخص بر اساس آنچه رقبای شما انجام می دهند است. با مطالعه رویه‌ها و استانداردهای کسب‌وکارهای مشابه برای مطابقت یا، در حالت ایده‌آل، فراتر از وضعیت موجود صنعت، کسب‌وکار شما می‌تواند مزیت رقابتی کسب کند.

اگر می خواهید از رقبا جلوتر بمانید و مطلوب ترین محیط کاری را برای کارمندان خود ایجاد کنید، درک آنچه رقبای شما انجام می دهند نه تنها عقل سلیم بلکه ضروری است.” کارمندان می‌دانند که در صورت داشتن فرصتی برای رشد – پولی و مهارتی – باید در یک شرکت بمانند و می‌دانند که کارفرمای آنها در حال پیشروی یا جلوتر از رقابت است.

معیارهای استراتژیک

یک گام فراتر از معیار رقابتی، معیار استراتژیک است، که در آن یک کسب و کار به دنبال تقلید از استانداردهای عملکرد خاص سازمان های در کلاس جهانی است. این ممکن است شامل الهام‌گیری بین‌صنعتی باشد.

نکته کلیدی: معیارهای تجاری را می توان برای اندازه گیری پیشرفت و رشد در بسیاری از حوزه های عملیاتی کلیدی مورد استفاده قرار داد. رایج ترین انواع آن، معیارهای داخلی، رقابتی و استراتژیک است.

مزایای معیار در کسب و کار

محک زدن یک تمرین یکباره نیست. برای بهره مندی واقعی از این عمل، یک شرکت باید در اندازه گیری مداوم و مداوم فعالیت های کلیدی خود شرکت کند تا اطمینان حاصل کند که به سمت اهداف خود حرکت می کنند.

کسب‌وکارهایی که معیار را به یک روش معمول تبدیل می‌کنند، می‌توانند:

• به بهبود عملیات داخلی ادامه دهید.

 ارزیابی فرآیندها و رویه‌های خود، به‌ویژه در برابر استانداردهای داخلی، می‌تواند به تیم شما کمک کند تا سال به سال کارآمدتر و سازنده‌تر شوند.

• درک کنید که چه چیزی کار می کند و چه چیزی نیست.

 تجزیه و تحلیل عمیق و کامل از عملکرد گذشته کسب و کار به شما امکان می دهد روندها و الگوهایی را شناسایی کنید که ممکن است در حین وقوع آنها متوجه آنها نشده باشید. نگاهی به این داده ها به شما تصویر واضحی از اینکه چه رفتارها و شیوه هایی نتایج کلی کسب و کار را بهبود می بخشد و کدامیک نه.

• اتخاذ یا بهبود عملکرد رقبا. 

وقتی رقابت خود را مطالعه می کنید، متوجه می شوید که آنها چه کاری انجام می دهند که باعث موفقیت آنها می شود، و همچنین در زمینه هایی که در آنها لنگ می زنند. با تطبیق بهترین شیوه های رقبا با نیازهای سازمان و انحراف از چیزهایی که مشتریان یا مشتریان دوست ندارند، می توانید موقعیت خود را در بازار بهینه کنید و مخاطبان هدف خود را بهتر جذب کنید.

• با افزایش کارایی هزینه ها را کاهش دهید. 

بنچمارک اغلب برای بهبود عملکرد از طریق کارایی استفاده می شود. کاهش ضایعات در فرآیندهای خود، چه هزینه های پولی یا زمان و تلاش صرف شده، به شما کمک می کند تا عملیات خود را ساده کنید و در نهایت به شما کمک می کند تا درآمد بیشتری را حفظ کنید.

• بر روی شیوه ها و پیشنهادهایی تمرکز کنید که رضایت و وفاداری مشتری را افزایش می دهد. 

جمع‌آوری بازخورد و داده‌ها از مشتریان (اعم از خودتان یا رقبایتان) به شما بینش بیشتری نسبت به آنچه که آنها دوست دارند و نمی‌پسندند. و اینکه چه کارهایی می‌توانید انجام دهید تا کسب و کارشان را در آینده حفظ کنید، می‌دهد.

نکته کلیدی: معیارسنجی می‌تواند به شما کمک کند تا حوزه‌های متعددی از فعالیت‌های کسب‌وکارتان را بهبود ببخشید. به سادگی با اندازه‌گیری پیشرفت و دادن یک هدف روشن به شما برای تلاش کردن.

یک عملیات تجاری معمولی معیار چیست؟

در ساده‌ترین شکل، معیارسازی شامل تعیین اینکه کجا هستید، کجا می‌خواهید باشید و چگونه برنامه‌ریزی می‌کنید به آنجا برسید. در اینجا مروری مختصر از مراحل فرآیند محک زدن است که اکثر کسب و کارها دنبال می کنند:

1. آنچه را که می خواهید معیار قرار دهید برنامه ریزی کنید.

محک زدن با شناسایی آنچه می خواهید اندازه گیری کنید آغاز می شود. خواه حقوق، فروش، توسعه تیم یا زمینه های دیگر رشد باشد. باید فعالیت هایی را که معیار قرار می دهید و معیارهای کلیدی که برای پیگیری پیشرفت استفاده می کنید، تعریف کنید.

2. انجام تحقیق برای جمع آوری داده های مرتبط.

هنگامی که می دانید چه چیزی را می خواهید اندازه گیری کنید. می توانید با کارمندان، رقبا، مشتریان و سایر ذینفعان کسب و کار که ممکن است درگیر یا تحت تأثیر قرار گیرند صحبت کنید. شروع گفتگوهای یک به یک یا گروهی یا جمع آوری پاسخ های نظرسنجی از این طرف ها می تواند بازخورد ارزشمندی را برای اطلاع رسانی به فرآیند محک زدن شما ارائه دهد.

3. داده ها را تجزیه و تحلیل کنید تا ارزیابی کنید که کجا هستید و کجا می خواهید باشید.

با استفاده از تحقیقات و داده های جمع آوری شده خود، می توانید بفهمید که عملکرد فعلی شما در مقایسه با سایر شرکت ها یا بخش ها کجاست و یک هدف مناسب و واقع بینانه برای بهبود تعیین کنید. چیدمان داده‌های خود در قالبی با هضم آسان (مثلا نمودارها یا نمودارها) می‌تواند تصویری جامع از هر گونه شکاف در عملکرد شما و اینکه تا چه حد باید برای رسیدن به معیار مورد نظر خود پیش بروید، به شما ارائه دهد.

4. یک برنامه اقدام تهیه کنید.

این مرحله اجرای فرآیند معیار است که در آن شما گام‌های عملی را توسعه می‌دهید که شما و سهامدارانتان می‌توانید برای رسیدن به اهداف خود بردارید. تعریف موفقیت و یک برنامه اقدام از قبل به شما مسیر روشنی برای رسیدن به معیارهای خود می دهد.

5. بر پیشرفت خود نظارت کنید.

در فواصل زمانی منظم، پیشرفت تیم خود را در برابر اهداف تعریف شده در برنامه اقدام خود بررسی کنید. این ممکن است هفتگی، ماهانه، فصلی یا سالانه باشد، اما مهم است که معیارهای خود را به طور مداوم پیگیری کنید. اگر معیارهای خود را برآورده می کنید، به این معنی است که برنامه شما موفق بوده است و باید ادامه دهید. اگر اینطور نیستید، ممکن است لازم باشد برنامه خود را دوباره مرور کنید و مسیر خود را درست کنید.

در حالی که این مراحل را می توان با بسیاری از عملیات های مختلف تجاری تطبیق داد. شرکت شما ممکن است بخواهد فرآیند محک زدن منحصر به فرد خود را بر اساس اهداف خاصی که می خواهید به آن برسید توسعه دهد. بسته به وضعیت فعلی شما و جایی که می خواهید بروید، برخی از مراحل ممکن است. بیشتر درگیر باشند یا به شرکای خارجی برای کمک نیاز داشته باشند.

نکته کلیدی: برای شروع عملیات تجاری، معیارهایی را که می‌خواهید پیگیری کنید شناسایی کنید، موقعیت فعلی خود را ارزیابی کنید و تعریف کنید که موفقیت چگونه است. سپس، یک برنامه اقدام ایجاد کنید و به طور منظم پیشرفت خود را پیگیری کنید.

نمونه ای از عملیات تجاری

مطمئن نیستید که فرآیند محک زدن خود را از کجا شروع کنید؟ در اینجا یک مثال فرضی از اینکه چگونه می تواند برای سازمان شما کار کند آورده شده است:

یک شرکت از همان سیستم فروش بلیط برای بخش خدمات مشتری و بخش فناوری اطلاعات خود استفاده می کند. وقتی مدیر عملیات به آمار داشبورد نگاه می کند. متوجه می شود که تیم فناوری اطلاعات 80 درصد بلیط های خود را در عرض سه روز می بندد، که به طور قابل توجهی سریعتر از تیم خدمات مشتری است.

نکته کلیدی: 

فرآیند عملیات تجاری به یک تیم یا شرکت اجازه می دهد تا تعیین کند که چه اقدامات خاصی به سایر بخش ها یا رقبا کمک می کند تا به نتایج خاصی دست یابند. سپس تیم یا شرکت می تواند آن شیوه ها را برای دستیابی به نتایج بهبود یافته مشابه اتخاذ کند.

چگونه بنچمارک را برای کسب و کار خود به کار ببرید

اگر کسب و کار شما به دنبال شروع فرآیند عملیات تجاری است. مهمترین کاری که می توانید انجام دهید این است که کارمندان خود را در این فرآیند مشارکت دهید . تغییر یک بخش دشوار اما ضروری برای رسیدن به اهداف معیار شما است. و مهم است که همه اعضای تیم شما با آنچه که باید انجام دهند. زمانی که باید آن را انجام دهند و چگونه آن را انجام می دهند، همسو باشند.

که دادن یک صندلی به همه پشت میز و اجازه دادن به صدای آنها شنیده می شود. به شما کمک می کند خلاقیت را تشویق و پرورش دهید. ایده های عالی می توانند از هر جایی در سازمان بیایند، و ممکن است متوجه شوید که یک کارمند سطح پایین بهترین برنامه را برای بهبود یک فرآیند خاص ارائه می دهد.

با این فکر که فقط مدیران ارشد می‌توانند ایده‌های نوآورانه ارائه دهند، گرفتار گیر نشوید. سازوکاری ایجاد کنید که در آن هر کارمند بتواند شرکت را بهتر کند و بر این اساس به آنها برای زنده کردن ایده ها پاداش دهد.

نکته کلیدی:

 کارمندان خود را در تمام سطوح درگیر فرآیند معیار کنید. این نه تنها بیشترین تعداد ایده های متنوع و قابل اجرا را ایجاد می کند، بلکه تشویق به خرید از تیم شما نیز می شود.